¿Cómo hacer una factura proforma?

Hoy en día todos estamos inmersos queramos o no en un sistema moderno el cual nos hace requerir intercambiar un capital por lo que sea que necesitemos, justo como en la antigüedad se hacía, pero ¿Cómo podemos confiar en que nuestra capital no sea tomada sin más?

Si estás en compra y venta o cualquier objeto que conlleve la obtención de un bien o beneficio (servicio), especialmente si estas en un negocio, es completamente seguro que has tenido que dar o recibir una factura proforma alguna vez, ya sabes, ese papel que te dan luego de comprarte un café en una tienda o centro comercial, o, al menos, deberían darte, pues la factura representativamente hablando, es el sello de seguridad que indica que se ha concluido un trueque.

Se puede definir más literalmente como un documento que lleva toda la información referente al negocio que realizó o se está realizando, y en la gran mayoría de países es obligatorio que el proveedor, ya sea la tienda o el vendedor que represente a una empresa o negocio nos facilite o al comprador sea el caso.

Sin embargo, hay más de un tipo de factura, comercialmente hablando, una factura puede darse para rectificar un detalle en un problema de compra y venta, o simplemente para ofrecer los datos de un intercambio lo que vendría siendo una factura proforma.

La factura proforma dispone de todos los datos de una normal, sin embargo, solamente dispondrá de validez legal si esta se acepta, dando pie a un contrato de compra y venta.

Por lo general entre proveedores las facturas son más detalladas, pues llevan datos no solo del proveedor sino también de la empresa que ofrece o intercambia algo a costo o no, sin embargo, esto no representa una diferencia significativa, la mayor diferencia se puede notar dependiendo de las localidades en que se realice.

Por ejemplo, si una empresa compra a otra ubicada en otro estado un material físico, esta debería incluir entonces detalladamente los costos de envío o de transporte si es que cuenta con ella, y si no es el caso, entonces alguna de las 2 empresas deberá realizar otra factura a algún servicio de transporte.

Los datos que debe llevar una factura proforma incluyen:

• Fecha de Emisión
• Datos de identificación de ambas partes (Nombres y Apellidos o nombre de la razón social a la que se represente), incluyendo datos fiscales.
• Números de identificación.
• Una corta descripción de la mercancía u operación pertinente.
• Precios de los productos incluyendo impuestos de ley e importe total a pagar.
• Cuota tributaria.
• Y el estatus final del producto con entrega y pago.

Las facturas tienen muchísimos usos, y siempre son exigibles por las partes de los llevaron a cabo la operación. Se usan en importación y exportación de comercio exterior entre países, ya que todo debe ser correctamente procesado por aduanas, e incluso si no hay un interés comercial, todo intercambio lleva una factura de por medio que mantiene el orden de todo intercambio y justifica que todo sea llevado correctamente según lo estipulado en la facturación.

Luego de toda esta información necesaria para estar más claros del por qué las facturas son tan elementales en un negocio te debes preguntar ¿Cuál es el formato correcto que debes usar? Pues de eso no hay mucho que preocuparse, pues hoy en día existen muchos modelos de facturas disponibles en línea dependiendo del negocio que se trate.

Incluso existen programas como los usados normalmente en supermercados, que pueden ser fácilmente manipulables por el usuario para facturar casi de manera automática todos los productos, incluir los datos requeridos, y llevar registro y control de todas las compras y ventas que pasen por dicho sistema.

Pero si no te gusta o no es posible operar uno de estos dichosos programas de computadora, basta con legalizar tu propia factura impresa y llevar tus registros a la vieja usanza. Muchas empresas hoy en día aún utilizan libros de registro en papel, pero sin duda estas han sido reemplazadas rápidamente por programas como Excel de Word debido a lo sencillos y confiables que son para llevar en si los datos pertinentes.

Sea como sea, recuerda siempre guardar y emitir una copia de la factura en el momento de realizar la operación, para asegurar así que todo fue llevado con naturalidad a la hora de un percance o una posible estafa comercial e igualmente debes conservarlas, pues como te decíamos al principio, son tu principal seguro.